O onboarding compreende o processo de integração dos novos profissionais e é uma das etapas mais importantes para garantir o sucesso de um novo profissional dentro da empresa. 

Infelizmente muitas vezes esse processo acaba sendo negligenciado, ou ainda, é maçante e cansativo. 

Há empresas que mantém o processo tradicional: uma série de apresentações, uma visita rápida na empresa, um acompanhamento de dois ou três dias e pronto, o profissional está apto para ocupar o seu posto de trabalho. Mera ilusão.

Há ainda aquelas empresas que precisam transmitir uma série de normas, regras e legislações específicas do segmento de atuação, e nesses casos mais da metade do que é falado é esquecido pelo profissional, que depois sofre no dia a dia para buscar as informações e conseguir realizar o trabalho efetivamente. Ou ainda, acaba não se adaptando e o índice de rotatividade fica nas alturas. 

Quando eu falo sobre onboarding gosto de questionar as pessoas para que relembrem sobre as empresas nas quais trabalharam: Como foi o primeiro dia de trabalho? O que ficou marcado para sempre? Há pessoas que me respondem: não consigo lembrar.

Por outro lado, quando o onboarding é bem feito, tanto a empresa quanto os profissionais acabam se beneficiando e a marca se torna ainda mais forte, gerando uma experiência positiva para os novos profissionais. 

Quando o onboarding é bem estruturado, geralmente reduz-se o turnover/rotatividade, há maior alinhamento com a cultura, os profissionais se sentem mais comprometidos e engajados e geralmente costumam recomendar a empresa para outros profissionais. 

Recentemente tive acesso a um estudo de caso de um hospital que reduziu o tempo de integração em mais de 30%, aumentou o índice NPS do onboarding (ficou acima de 90%), e ainda, conseguiu tornar o processo mais atrativo, onde o novo profissional se tornou de fato um agente no processo e não apenas um receptor. 

Qual a estratégia utilizada por esse hospital? 

Uma análise profunda da integração, um diagnóstico sobre o que funcionava e o que não funcionava, e o desenho de uma nova abordagem muito mais criativa com uso de jogos, fazendo com o novo profissional ao “jogar” consiga reter mais informações...

Ou seja, o processo de onboarding não precisa ser chato e desinteressante, você pode redesenhar o seu processo para focar nas pessoas que estão entrando na empresa, e não apenas em “despejar” informações. 

Para tornar o seu processo de onboarding mais atrativo, você pode utilizar algumas estratégias:

• Aplicar o mapa da empatia para analisar o seu público interno e a partir daí desenhar um novo processo de onboarding;
• Mapear a jornada do profissional dentro da empresa e verificar quais os pontos mais importantes que devem ser considerados no processo de onboarding;
• Fazer uma análise do que é positivo e o que precisa ser melhorado no processo de onboarding;
• Realizar entrevistas com profissionais que participaram da integração nos últimos 3 meses e buscar as percepções dos mesmos sobre o que deve ser mantido e/ou o que deve ser modificado;
• Preparar a equipe de integração com técnicas de aprendizagem de adultos, ou seja, formação de facilitadores / multiplicadores de conhecimento;
• Mesclar apresentações com outras estratégias de aprendizagem;
• Envolver a liderança no processo de onboarding para personalizar a recepção de cada profissional da equipe: Que tal adotar um padrão de decoração do ambiente de trabalho desse profissional? Enviar um vídeo com antecedência do gestor ou da equipe comentando sobre o quanto esse profissional é esperado.
• Definir um padrinho ou madrinha para acompanhar o novo profissional durante uma semana na empresa.  
• Valorizar os materiais da empresa durante o processo.
• Providenciar um kit de integração com os materiais necessários para a execução das atividades, bem como “presentes” que façam sentido. 
• Providenciar um café da manhã para os novos profissionais. 
• Lembre-se de apresentar as principais ferramentas de trabalho.

Caso o processo de onboarding seja on-line, as mesmas sugestões são válidas. O ponto principal do onboarding on-line é ter um acompanhamento mais próximo para que o profissional se sinta acolhido de fato pela equipe, vale também enviar e-mail de boas vindas, enviar as ferramentas de trabalho para a casa do profissional (ex.: cadeiras, notebooks, outros equipamentos...), enviar um kit de boas vindas e pedir que o novo profissional faça uma selfie para enviar no grupo da empresa e/ou colocar nas redes sociais internas. 

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