5 etapas para conduzir a visita de familiares à empresa

30/07/2019

Uma das ações mais poderosas de endomarketing é a visita dos familiares à empresa. Entretanto, a visita deve ser conduzida com muita maestria para evitar problemas e/ou ter uma consequência contrária às expectativas.

Recomendo que a visita seja vista como um “Programa” ou “Projeto” da empresa, que tenha uma periodicidade conhecida por todos, por exemplo, uma vez por semestre, uma vez ao ano etc. A periodicidade deve ser definida conforme o porte da empresa e o número de funcionários,  e algo muito importante é manter a periodicidade ao longo do tempo para consolidar o programa.

Também costumo recomendar que o programa tenha uma identidade visual e um nome, pois dessa forma o programa passa a ser conhecido e difundido entre os familiares, e muitas vezes essa ação acaba se tornando conhecida também pelas pessoas que não atuam dentro da empresa.

Costumo recomendar seguir a etapas para que o programa atinja o seu propósito:

  1. Análise do público: Recomenda-se que em um primeiro momento você analise qual é o perfil do seu público interno  (homens, mulheres, faixa etária, se possuem filhos e/ou não), bem como as atividades que são desenvolvidas para identificar se a visita pode acontecer num único dia durante o horário de expediente e/ou se é necessário realizar fora do expediente e/ou nos finais de semana. Em algumas empresas é possível realizar a visita de forma programada, ou seja, o funcionário agenda para que o familiar acompanhe a rotina de trabalho, por exemplo, ou então, é possível reunir todos os familiares num único dia. Particularmente gosto da segunda opção quando os familiares são reunidos para um único dia de visita, pois dessa forma é possível integrar também os familiares aos negócios da empresa e pensar em ações que contribuam também para a vida das famílias.
  2. Planejar o dia da visita: é preciso pensar numa série de detalhes, por exemplo, como será conduzida a visita, padrões de segurança, espaço para crianças (criar um cenário e/ou contexto voltado para as criança), uniformes (camisetas e/ou algo que identifique a equipe que organizou o evento), registro fotográfico, se haverá ou não a entrega de um brinde ou presente, coquetel, bebidas que serão servidas, se a empresa quer aproveitar o momento para promover algum tipo de palestra entre outros. Costumo sempre dizer que o ideal é inclusive escrever um roteiro da visita e passar pelos locais alguns dias antes para checar aspectos de segurança e também de sigilo de informações. Outro aspecto importante que entra na etapa de planejamento é a realização das inscrições, é importante que a empresa possa saber qual é o perfil das pessoas que estarão visitando, dados de RG e CPF para liberar nas portarias, se há algum problema de locomoção e/ou de saúde para que todos estejam bem preparados, se a empresa precisa disponibilizar transporte, entre outros detalhes.
  3. Organização do cenário: a decoração do ambiente para receber as pessoas é fundamental, devemos receber as pessoas com muito entusiamo, assim como acontece quando recebemos em nossas casas os amigos e/ou familiares. Se houver verba contrate um músico e/ou artista para receber as pessoas com uma música agradável.
  4. Treinar equipe para receber os familiares: é importante ter um grupo de voluntários que possa auxiliar na recepção dos familiares, se for possível peça para que esse grupo receba as pessoas aplaudindo, pois dessa forma as pessoas se sentem importantes e valorizadas. A equipe deve saber a programação do evento, orientações gerais sobre a empresa e ter um olhar atento para os possíveis acidentes que podem acontecer, principalmente quando há crianças entre os integrantes da visita.
  5. Pesquisa de satisfação da visita: após a realização da visita, recomenda-se a aplicação de uma pesquisa bem simples, onde você possa mapear os pontos fortes do evento e as oportunidades de melhoria.

Lembre-se faça com que a visita seja um momento memorável, se for a primeira vez que os familiares visitam o ambiente de trabalho é importante fazer registros e disponibilizar as fotos para os mesmos, pois certamente todas essas pessoas comentarão positivamente sobre a empresa. Se a empresa tiver um DNA mais ousado, que tal criar um espaço para fazer fotos que sejam postadas nas redes sociais? As pessoas costumam gostar dessas ações.

Se você quer organizar a visita como um evento, baixe o check list!

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